Onko henkilöstövuokraus edullista? Voiko henkilöstövuokrauksella säästää työvoiman hankinnassa?

Rekrytoinnin ulkoistaminen henkilöstöpalveluille varmasti arveluttaa monia yrittäjiä, koska sen hinta voi vaikuttaa päällepäin kalliilta. Henkilöstövuokraus, suorahaku ja muut rekrytointitoimeksiannot voivat kuitenkin osoittautua hyvinkin kustannustehokkaiksi ratkaisuiksi, kun niitä käytetään suunnitellusti ja oikeissa tilanteissa.

Mitä henkilöstövuokraus tarkoittaa? Henkilöstövuokraus perustuu käyttäjäyrityksen ja vuokratyövoimaa tarjoavan yrityksen, kuten henkilöstöpalveluyrityksen väliseen sopimukseen työvoiman vuokraamisesta. Työ tehdään käyttäjäyrityksen johdon ja valvonnan alaisuudessa. Henkilöstövuokrausta tarjoava yritys vastaa vuokratyöntekijöiden palkoista ja muista kustannuksista. Käyttäjäyritys maksaa henkilöstöpalvelulle vain tehdyistä työtunneista.

Miten henkilöstövuokraus on kustannustehokkaampi ratkaisu kuin itsetoteutettu rekrytointi?

Yrityksen oma rekrytointi on todennäköisesti halvempi, kun katsotaan vain rekrytoinnista aiheutuneita suoria kustannuksia. Henkilöstövuokrauksen tuomat säästöt eivät siis näy päällepäin henkilöstövuokrauksen ostohinnasta. Mikäli itsetoteutettu rekrytointi viivästyy tai epäonnistuu, voi siitä koituvat epäsuorat kustannukset tulla yritykselle kalliimmaksi kuin rekrytoinnin ulkoistaminen. Rekrytoinnin lisäksi täytyy myös huomioida henkilöstön hallintaan, lupakortteihin ja muihin epäsuoriin kustannuksiin liittyvät kulut.

Näin henkilöstövuokraus auttaa sinua säästämään rekrytoinnissa ja henkilöstökuluissa

1. Henkilöstövuokraus tarjoaa työvoimaa joustavasti aina tilanteen mukaan

Henkilöstövuokraus mahdollistaa nopean reagoinnin yllättäviin henkilöstötarpeisiin. Etenkin teollisuus- ja rakennusalalla kausien ja projektien mukaan urakoiden koot vaihtelevat paljon ja siksi työntekijöiden tarve muuttuu jatkuvasti. Henkilöstövuokraus tarjoaa lisätyövoimaa joustavasti tilapäiseen tarpeeseen.

Kun isoa urakkaa pukkaa tai sairauspoissaoloja sattuu, on liian myöhäistä lähteä etsimään lisäkäsiä ja tuuraajia. Jotta työvoiman tilaus tapahtuisi välittömästi ja työntekijöiden välitys olisi saumatonta, täytyy henkilöstövuokraus olla valmiiksi integroituna osaksi yrityksen henkilöstöstrategiaa. Tämä tarkoittaa sitä, että toimeksiantajan ja henkilöstöpalveluyrityksen tulee etukäteen sopia vuokratyövoiman käyttöjärjestelyistä, niin että yllättävään tilanteeseen voidaan reagoida heti.

Niillä aloilla, joilla työvoiman tarve vaihtelee paljon ei ole järkevää ottaa kaikkia työntekijöitä yrityksen omille listoille. Määräaikaisuuksista johtuen osaavien työntekijöiden rekrytoiminen voi olla myös huomattavasti hankalampaa kuin henkilöstövuokrauksen käyttö. Mikäli rekrytointi epäonnistuu ja avoimen työpaikan täyttää epäpätevät tai muuten hankala työntekijä, voi siitä koitua yritykselle todellinen riesa ja rahareikä. Tällaisista työntekijöistä voi olla myös vaikeaa ja kallista päästä eroon.

Henkilöstövuokrauksella toimeksiantaja voi vaihtaa sopimattomat vuokratyöntekijät vaivattomasti ilman lisäkustannuksia toimeksiantosopimuksen määräajan päätyttyä. Henkilöstövuokraus soveltuu siis hyvin työntekijän koeajaksi. Jos asiakasyritys on tyytyväinen vuokratyöntekijään, hänet voidaan palkata yritykseen vakituiseen työsuhteeseen.

Miksi työvoiman saanti ajallaan on niin kriittistä?

Työurakasta, tuotannosta tai palvelusta vastaavan yrityksen maine on pelissä. Jos työn tai palvelun laatu heikkenee, eikä toimitus onnistu sovitusti, voi mainevahingosta koituvat pitkän aikavälin kustannukset olla valtavat. Jos kyseessä on esimerkiksi hoitoala, niin sijaisuuksien järjestäminen ajallaan voi olla ensiarvoisen tärkeää.

2. Yritys voi keskittyä omaan ydintoimintaansa

Pienikokoisilla yrityksillä itsetoteutetun rekrytoinnin riskit ovat suuremmat puutteellisten resurssien takia. Teknologian kehityksen ja kilpailun koventumisen seurauksena liike-elämä on muuttunut entistä hektisemmäksi. Työntekijöiden täytyy hoitaa useita eri työtehtäviä oman ydintoimintansa ohella. Rekrytointi on yksi niistä tehtävistä, joka usein jää joko valmiiksi kiireisen esimiehen tai työntekijöiden harteille, jolloin työaika ja työn vaatima huomio ohjautuu pois työntekijän päätehtävistä. Laadukkaan rekrytoinnin toteuttaminen vaatii huolellista työhakemusten läpikäyntiä, haastatteluiden järjestämistä ja henkilövalintoja. Ulkoistamalla rekrytointi henkilöstöpalvelulle yritykseltä ei kulu arvokasta työaikaa rekrytoinnin järjestämiseen. Näin työntekijät voivat keskittyä päätehtäviinsä.

Sen lisäksi että vakituiset työntekijät säästyvät rekrytointiprosessiin kuluvalta ajalta ja vaivalta vuokratyöntekijöitä voidaan ohjata sellaisiin vähemmän tärkeisiin tehtäviin, joita vakituiset työntekijät joutuisivat muuten hoitamaan päätoimensa ohella. Antamalla epäsuositut työvuorot ja työtehtävät vuokratyöntekijöille parannetaan vakituisten työntekijöiden viihtyvyyttä ja tehokkuutta. Henkilöstövuokraus antaa yritykselle mahdollisuuden keskittää maksimaalisen määrän omia resurssejaan siihen kaikkein tärkeimpään eli yrityksen ydintoimintaan. Johtamalla henkilöstöresursseja oikein yritys pystyy optimoimaan tuotantonsa ja palvelujensa tehokkuuden.

3. Henkilöstövuokraus työtyytyväisyyden ja työterveyden kohentajana

Kun puhutaan epäsuorista kustannuksista, joita henkilöstövuokraus voi ennaltaehkäistä, täytyy ottaa huomioon työtyytyväisyyden ja työterveyden vaikutukset kokonaiskustannuksiin. Jos vuokratyöntekijöitä käytetään epämieluisten työvuorojen ja työtehtävien hoitamiseen sekä sijaisuuksiin vakituisten työntekijöiden ollessa lomilla tai sairaana, voidaan näin vähentää heidän työstressiään ja työn rasitusta. Siten vältytään turhilta loppuunpalamisilta ja parannetaan työssä jaksamista – tuottavuus paranee ja poissaolot vähenevät!

Etenkin naisvaltaisilla toimialoilla sijaisuuksien sujuva järjestäminen on tärkeää. Muun muassa lasten kotihoidosta, vanhempainvapaista ja muista perheen ja työelämän yhteensovittamisesta aiheutuvista syistä näillä toimialoilla tarvitaan paljon sijaisuuksia ja jos niitä ei voida järjestää aiheutuu vakituisille työntekijöille turhaa stressiä.

Miten henkilöstövuokraus vaikuttaa vuokratyöntekijöiden työtyytyväisyyteen?

Epäsuosittujen tehtävien sysääminen vuokratyöntekijöille voi kuulostaa arveluttavalta ja mietityttää, mitkä vaikutukset sillä on vuokratyöntekijöiden työviihtyvyyteen. Koska vuokratyöntekijät usein työskentelevät osa-aikaisesti ja heidän toimeksiantajat ja urakat vaihtuvat, eivät he ehdi kyllästyä näiden tehtävien hoitamiseen. Vuokratyössä työtehtävät voivat vaihdella todella paljon ja monille vuokratyö on vain väliaikainen työ, josta siirrytään myöhemmin vakituiseen työhön. HPL:n 2018 tekemän tuoreimman tutkimuksen mukaan 70% vuokratyöntekijöistä kokee innostusta työtään kohtaan ja 88% suosittelisi vuokratyötä tuttavilleen. Vuokratyöntekijöiden työtyytyväisyyden ei siis pitäisi olla jarruna työn tuottavuudelle.

Olen itsekin ollut vuokratyöntekijänä muuttomiehenä ja voin oman kokemukseni perusteella sanoa, että vuokratyö toimii yhtä hyvin kuin mikä tahansa muukin työ varsinkin oman työuran alkuvaiheessa, kun työkokemusta vielä puuttuu. Kokeneet ja ahkerat vuokratyöntekijät usein rekrytoidaan asiakasyritykseen. Mikäli henkilö ei pysty työskentelemään kokoaikaisesti esimerkiksi opintojen takia, vuokratyö on erinomainen vaihtoehto. Saat itse valita työaikasi ja tehdä töitä joustavasti oman aikataulusi mukaan arkisin tai viikonloppuisin.

4. Henkilöstövuokraus kattaa henkilöstöhallinnan ja sen tuomat kustannukset

Rekrytoinnin lisäksi henkilöstön hallinnointi on vastuu, joka vie huomattavan paljon aikaa, vaivaa ja resursseja yritykseltä. Henkilöstövuokrauspalvelu kattaa niin rekrytoinnin, kuin vuokratyöntekijöiden hallinnoinninkin. Henkilöstöpalveluyritys hoitaa vuokratyöntekijöiden palkanmaksut, muut sivukustannukset, loma-ajan korvaukset sekä työterveyshuollon ja sairausajan palkan. Työnantajamaksut eivät ole mikään pikkuasia. Niihin menee arviolta reilut 20 prosenttia työntekijän palkasta. Näiden lisäksi StaffMillillä koulutamme lupakortit, kuten työturvallisuuskortin ja hygieniapassin valmiiksi kaikille vuokratyöntekijöillemme.

5. Henkilöstövuokraus vähentää virherekrytoinnin riskejä

Rekrytointi voi olla yritykselle (varsinkin pienelle yritykselle) suuri riski monella tapaa. Kuten jo aikaisemmin mainitsin rekrytointiprosessiin kuluva aika ja resurssit ovat kaikki pois yrityksen ydintoiminnasta. Sen lisäksi, jos rekrytointi suoritetaan ilman määrätietoista otetta ja asiantuntemusta, riski sille, että prosessi pitkittyy ja pahimmillaan päättyy ilman rekrytointia kasvaa. Näitäkin epäonnistumisia kalliimpi moka voi tapahtua – nimittäin virherekrytointi.

Virherekrytointi tarkoittaa sitä, että avoimeen paikkaan on rekrytoitu henkilö, joka ei vastaakaan osaamiseltaan ja taidoiltaan tai luonteeltaan sitä mitä haluttiin. Työyhteisöön sopimaton työntekijä voi aiheuttaa työtyytymättömyyttä muissa työntekijöissä ja pahimmillaan asiakaskatoakin.

Mistä virherekrytoinnin kustannukset tulevat?

Virherekrytoinnin kustannukset voivat vaihdella kymmenestä tuhannesta sataan tuhanteen. Joidenkin arvioiden mukaan siinä menee noin 30% työntekijän vuosipalkasta. Sen kustannukset alkavat kertyä heti rekrytointiprosessin alusta sisältäen kaikki työpaikkailmoituksiin, hakemusten läpikäynteihin ja haastatteluihin käytettävät työtunnit. Parhaimmillaan virherekrytoinnin menot tyssäävät siihen, että sopivaa tekijää ei löydetä tai kandidaatit tippuvat pois matkalla esimerkiksi venähtäneen rekrytointiprosessin takia. Tällöin kustannuksiksi tulee vain rekrytointiprosessiin käytetty työaika sekä muista tehtävistä menetetty aika.

Palkattu henkilö voi irtisanoutua koeaikana, koska tehtävä ei vastaakaan hänen odotuksiaan. Hänet saatetaan joutua myös irtisanomaan, jos hän ei sovi yrityksen työkulttuuriin tai hänen taidot eivät vastaakaan odotettua. Tässä tapauksessa kokonaiskustannuksiin lisätään henkilön palkka koeajalta.

Tyypillisesti onboarding-vaihe kestää 3-9 kuukautta (joskus kauemmin). Jos henkilö irtisanoutuu tai hänet irtisanotaan alle vuoden sisällä, hän ei ole vielä saavuttanut täyttä työtehoa. Hän ei ole siis vielä ehtinyt maksaa takaisin rekrytoinnista ja palkoista aiheutuneita kustannuksia.

Rekrytointiprosessin- ja palkkakustannusten lisäksi virheellisesti rekrytoidun työntekijän irtisanominen voi haitata työmoraalia, työnantajakuvaa ja aiheuttaa irtisanomispelkoa muissa työntekijöissä. Jos avainhenkilö irtisanotaan, muut työntekijät voivat tuntea olonsa ylityöllistetyiksi.

Koska StaffMillin rekrytoinneista vastaavat monen vuoden kokemuksen ja henkilötuntemuksen omaavat rekrytoinnin asiantuntijat, on huomattavasti epätodennäköisempää, että sopimaton kandidaatti päätyisi asiakasyrityksen palvelukseen. Jos kuitenkin tällainen virhe sattuisi henkilöstövuokraus vapauttaa toimeksiantajayrityksen työnantajavelvoitteista ja siten poistaa heiltä virherekrytoinnin tuomat kustannusriskit.

6. Työnhakijakokemus paranee ja työnantajan maine säilyy hyvänä tai paranee

Epäonnistunut rekrytointi voi tahria työnantajan mainetta muutamalla tapaa. Ensinnäkin virherekrytoinnin takia tehty nopea irtisanominen ja juuri täytetyn paikan uudelleen avautuminen näyttää ulospäin arveluttavalta niin potentiaalisille työnhakijoille kuin muille yrityksillekin.

Monilla pienikokoisilla yrityksillä ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi resursseja, aikaa ja asiantuntemusta huolellisesti ja suunnitelmallisesti toteutetun rekrytoinnin järjestämiseen. Rekrytointiprosessin aikana ilmeentyviä ongelmia ovat yleensä joko kiireellä ja huolimattomasti tehty hakemusten seulominen tai liian hitaasti etenevä ja huonosti kommunikoitu prosessi. Myös oikeiden hakukanavien sekä haastattelu- ja valintametodien käyttäminen vaikuttavat paljon lopputulokseen.

Jos rekrytointiprosessi etenee liian hitaasti ja prosessin etenemisestä ei viestitä riittävästi hakijalle, syntyy huono työnhakijakokemus ja mielikuva yrityksestä kärsii. Rekrytointiprosessin jumittuminen usein johtaa kandidaattien häipymiseen ja kiireellä tehty hakemusten läpikäynti lisää virherekrytoinnin riskiä.

Huonot hakija- ja työkokemukset leviävät näin internetin ja sosiaalisen median aikana todella nopeasti. Huono työnantajakuva voi haitata tulevia rekrytointeja ja mahdollisesti myös yrityskumppanuuksia. Sitä vastoin laadukaasti toteutettu rekrytointi jää usein työnhakijoiden mieleen ja parantaa heidän mielikuvaansa työnantajasta.

Ulkoistamalla rekrytointinne StaffMillin henkilöstöpalvelulle joko henkilöstövuokrauksen tai suorahaun/rekrytointi toimeksiannon muodossa saatte avuksenne nopean, asiantuntevan ja hakijaystävällisen rekrytoinnin.

Onko henkilöstövuokraus sitten yhtään sen edullisempaa kuin itsetoteutettu rekrytointi?

Yllä kävin läpi useita mahdollisia syitä miksi itsetoteutetusta rekrytoinnista voi koitua läjäpäin epäsuoria kustannuksia, jos yrityksen resurssit ja aika ovat puutteelliset eikä rekrytointi siksi onnistu toivotulla tavalla. Vaikka itsetoteutettu rekrytointi onnistuisikin, siitä huolimatta henkilöstövuokraus tuo omat vahvuutensa väliaikaiseen työvoiman tarpeeseen sekä henkilöstöresurssien strategiseen johtamiseen. Maksimaalisen tehokkuuden saavuttamiseksi suosittelemme integroimaan henkilöstövuokrauksen osaksi henkilöstöstrategiaanne.

StaffMillin henkilöstövuokraus – Tekijöitä ja tuloksia

Meidän tavoitteena on saattaa työntekijät ja yritykset yhteen molempien osapuolten tavoitteita ja tarpeita palvellen. Tiimistämme löytyy HR-alan ja rekrytointien monipuolista asiantuntemusta ja yli kymmenen vuoden kokemus. StaffMillillä on modernit ja laajat hakuverkostot sekä kanavat ja kattava rekisteri täynnä valmiita osaajia. Henkilötuntemus ja tieteellisesti tehokkaaksi todistetut henkilöarviointimenetelmät ovat osa erityisosaamistamme, jota hyödynnämme parhaiden työntekijöiden valinnoissa.

Henkilöstövuokrauspalvelun lisäksi tarjoamme nopeaa ja hiljaista osaajahakua eli suorahakua erilaisiin asiantuntija- tai johtotehtäviin.

Jos valitsette StaffMillin henkilöstövuokrauksen saatte joustavasti vuokratyöntekijöitä täysin tarpeenne mukaan. Kaikilta osaajilta rekisteristämme löytyvät valmiiksi tarvittavat lupakortit.

Teemme vastuullisesti kaikki rekrytointiin ja henkilöstöhallintaan liittyvät tehtävät puolestanne. Etsimme parhaiten soveltuvat tekijät ja hoidamme sopimusasiat kuntoon. Suoritamme palkanmaksut, sivukulut ja verojen maksun. Laskutamme asiakasyritystä vain vuokratyöntekijän tekemistä työtunneista.